Bedrijfsoprichting
Dit omvat de wettelijke vereisten en procedures voor het oprichten van een bedrijf, zoals het registreren bij de juiste instanties, het opstellen van statuten en het uitgeven van aandelen.
Bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen
Het bedrijfssecretariaat regelt de regels en procedures voor het houden van bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen en jaarlijkse algemene vergaderingen. Het omvat zaken als aankondigingsvereisten, het opstellen van de agenda, stemprocedures en het notuleren van vergaderingen.
Taken en verantwoordelijkheden van bestuurders
Dit gebied richt zich op de wettelijke verplichtingen, fiduciaire plichten en verantwoordelijkheden van bestuurders ten opzichte van het bedrijf en zijn belanghebbenden. Het omvat gebieden zoals zorgplicht, loyaliteitsplicht, openbaarmakingsvereisten, belangenverstrengeling en besluitvormingsprocessen van de raad.
Bedrijfsarchieven en openbaarmakingen
Bedrijven moeten verschillende wettelijke deponeringen en bekendmakingen doen aan regelgevende instanties, zoals jaarrekeningen, jaarlijkse aangiften en wijzigingen in bedrijfsgegevens (bijv. bestuurders, aandeelhouders, statutaire zetel). Het bedrijfssecretariaat omvat de regels en tijdschema's voor deze deponeringen.
Aandelenkapitaal en aandeelhoudersrechten
Dit gebied behandelt de uitgifte, overdracht en het beheer van aandelen in een bedrijf, inclusief de rechten en plichten die verbonden zijn aan verschillende soorten aandelen. Het omvat zaken als de toewijzing van aandelen, het terugkopen van aandelen, de overdracht van aandelen, dividenduitkeringen en het stemrecht van aandeelhouders.
Bedrijfsregisters en dossiers
Bedrijven moeten bepaalde registers en dossiers bijhouden volgens de wettelijke vereisten. Deze omvatten registers van leden, bestuurders, lasten en obligatiehouders. Het bedrijfssecretariaat regelt het bijhouden, inspecteren en bijwerken van deze registers.
Bedrijfsbestuur
Dit gebied richt zich op de principes, praktijken en structuren die de relatie regelen tussen het management van het bedrijf, de raad van bestuur, aandeelhouders en andere belanghebbenden. Het omvat gebieden zoals de samenstelling van de raad van bestuur, commissies, beloning van bestuurders, risicobeheer en interne controles.
Naleving en wettelijke vereisten
Bedrijven moeten voldoen aan verschillende wettelijke en regelgevende bepalingen, zoals vennootschapsrecht, effectenreglementen, wetten inzake gegevensbescherming, anti-witwasreglementen en milieureglementen. Het bedrijfssecretariaat zorgt ervoor dat aan deze vereisten wordt voldaan en adviseert over noodzakelijke acties.
Bedrijfssecretariële praktijken en procedures
Dit omvat de dagelijkse administratieve taken en procedures die komen kijken bij het bijhouden van bedrijfsgegevens, het beheren van bedrijfsdocumentatie en het coördineren met verschillende belanghebbenden. Het omvat zaken als het opstellen van resoluties, het voorbereiden van board packs, het beheren van aandelenregisters en het afhandelen van correspondentie.